Automatyzacja bez mapy procesu utrwala bałagan – tylko szybciej

Kolejność, w jakiej firmy podchodzą do automatyzacji, jest prawie zawsze odwrotna do sensownej. Najpierw pojawia się narzędzie – bo ktoś zobaczył demo, bo konkurencja ma, bo w budżecie został kwartał. Potem pod to narzędzie dopasowuje się proces. Na końcu okazuje się, że proces nikomu nie służy, ale już działa szybciej.

Automatyzacja nie porządkuje. Ona przyspiesza

Jeśli zamówienie przechodzi przez cztery osoby, z których dwie sprawdzają to samo, automatyzacja tego obiegu sprawi, że dwie osoby będą sprawdzać to samo szybciej. Nikt tego nie zauważy, bo wskaźnik czasu obsługi spadnie i wdrożenie zostanie uznane za sukces.

Widziałem to u siebie. Miałem automat, który wysyłał powiadomienie o zmianie stanu magazynowego do trzech osób. Sensownie wyglądało – do momentu, w którym policzyłem, że dwie z nich nic z tym powiadomieniem nie robiły, bo decyzję podejmowała trzecia. Automat nie był zły. Zły był proces, który go poprzedzał.

Proces w opisie i proces w rzeczywistości

Każda firma, którą pytam o proces, opisuje go z pamięci – i ten opis jest zawsze krótszy i logiczniejszy niż to, co dzieje się faktycznie. Brakuje w nim telefonu do magazynu, arkusza, który ktoś prowadzi prywatnie, i decyzji, którą jedna osoba podejmuje na wyczucie, bo tak jest szybciej.

Te brakujące elementy to zwykle właśnie miejsca, w których praca stoi. Mapa procesu ma sens tylko wtedy, gdy rysują ją ludzie wykonujący pracę, a nie osoba, która ją opisuje w regulaminie.

Trzy pytania przed wyborem narzędzia

Ile razy w miesiącu to się dzieje i ile zajmuje za każdym razem? Bez tej liczby nie da się ocenić, czy automatyzacja jest opłacalna – a bardzo często nie jest, bo mówimy o czterech godzinach rocznie.

Kto jest właścicielem tego procesu po wdrożeniu? Jeśli odpowiedź brzmi „firma zewnętrzna", automatyzacja jest długiem, nie usprawnieniem. Pierwszy błąd w nocy zatrzyma pracę do rana.

Który krok istnieje tylko dlatego, że kiedyś ktoś się pomylił? Znaczna część kontroli w procesach to pamiątki po jednym incydencie sprzed kilku lat. Warto sprawdzić, czy jeszcze coś chronią.

Od czego zacząć

Od jednego procesu, nie od wszystkich. Wybierzcie ten, o którym najwięcej się narzeka, rozrysujcie go wspólnie na jednym spotkaniu i policzcie czas przy każdym kroku. W większości firm samo to spotkanie ujawnia dwie zmiany, które nie wymagają żadnego narzędzia.

Mapowanie procesów to temat szkolenia T-08. Warsztat kończy się mapą Waszego procesu i jedną zmianą wybraną do wdrożenia w ciągu 30 dni.